テレワーク支援

テレワーク

 テレワークとは、ICT(情報技術通信)を使って、場所や時間にとらわれない働き方のことです。自宅にいてパソコンとインターネットを使う在宅勤務や移動中にパソコンやタブレット、スマホを使うモバイルワークなどがあります。

 日本も少子高齢化・人口減少に伴い労働力不足を補うために「働き方改革」が掲げられ、働き方の柔軟性を高めることで注目され導入が進んでいます。

 比較的時間を自由に使える働き方も可能なので、子育てをしながらや介護をしながら働くことも可能になります。

システムとセキュリティ

資料のデジタル化

 テレワークを行うにあたり、必要なのがデジタルデーターです。

 会社にあるファイルにはさんである紙のデーターでは、テレワークではうまく利用できません。会社の資料や情報を積極的にデジタル化することをおすすめします。

 ページスキャナや複合機などを使って、今ある紙資料をデジタル化をします。

 印刷物はOCRで文字認識をさせPDFファイルにすると、完全ではありませんが文字検索も可能になります。  

カタログやパンフレットのデーター化

 カタログやパンフレットをデーターにすることで、タブレットやパソコンに入れてデーターを持ち歩けば必要な情報をすばやく取り出すことができます。重いカタログを何冊もカバンに入れて持ち歩く必要はなくなります。

 紙資料を提供しなければいけない時はホームページからダウンロードをして必要なページをプリントアウトをしていただきます。ホームページやメールを使うことで迅速な対応と郵送費の削減にもつながります。

 作成するには印刷物作成時にいっしょにPDFデーターを作成する方法が、ベストです。しおり(目次)を作成して、必要なページにすぐに飛んだり、見開きページで表示させることもできます。印刷物作成時にPDFを作成するなら、費用も安くできます。

 

マニュアルのデーター化

 マニュアルをデジタル化することで、言葉では伝わりにくい部分は動画を入れたり、ホームページへのリンクを設定したりすることができます。  印刷物と違って、文字修正等も比較的しやすいですし、最新のバージョンを保つこともできます。  費用は、作成内容により異なりますので、打ち合わせ後見積をさせていただきます。動画の撮影・編集もいたします。

資料・印刷物のデーター化 山田印刷

 

紙資料のデーター化

 紙の資料は、ドキュメントスキャナーでスキャニングをしてデーターにすることができます。

 できれば、1枚ずつバラバラにしてスキャニングをするときれいに仕上がります。

 製本したままでも可能ですが、ひずんだり影が出たりする場合があります。

 手書き文字でない場合は、OCRで文字認識をさせPDFファイルにすることで、完全にではありませんが文字検索も可能になります。

  B5~A3 基本料金 1,500円(分解含む)

  スキャニング料金(~B4)

  モノクロ:21円/ページ グレースケール:95円/ページ カラー:189円/ページ

 サイズ・数量により割引あり(見積いたします) 手置きスキャン(別途料金)

  ※両面=2ページカウントとなります。

  ※必要であれば、1枚づつバラバラにし、再製本することもできます。(別途料金)

  ※販売されている著作権のある本は、お受けできません。  

紙資料のデーター化 山田印刷

 

写真やアルバムのデーター化

 写真やアルバムをデジタル化することにより、クラウドに大切な思い出を保管でき、スマホでいつでも見ることができます。  火事などのトラブルがおきても、思い出が保存されます。  ビデオや動画もいっしょに保存することができます。DVDやLDも10年以上経つと読めなくなる可能性があります。これからはクラウドに保存するのがベストです。5Gサービスで高画質な動画もクラウドから再生することもできるようになります。

写真とビデオのデーター化 山田印刷

 

パソコンの遠隔操作

 大抵の場合、会社の情報はパソコンで管理されている場合が多いので、一番手っ取り早いのは会社のパソコンを遠隔で操作できれば一番理想的です。  特殊な販売管理のソフトはタブレットでは動きませんし、会社のデーターをすべて持ち歩くのは不可能です。会社のパソコンの安全に遠隔操作できれば、環境も変わらず負担も最小限ですみます。  そこで懸念されるのがセキュリティの問題です。できれば有料の遠隔操作ソフトを使って2段階認証で安全に快適に接続することをお勧めします。

  • TeamViewer 無料あり 商用有料

 

クラウドの活用

 デジタルデーターのバックアップを兼ねて、クラウドにデーターが上がっていれば、必要なデーターにすぐにアクセスすることができます。  いろいろなクラウドサービスが出てきていますがそれぞれにメリットとデメリットがあり、現在はまだ過渡期ではありますが使う環境や状況によって最適なクラウドを提案いたします。  削除したデーターが一定期間は復活させられる機能の付いたクラウドもあり、データーのバックアップとしても有効です。  データーの共有も、共有フォルダを作成したりURLにて共有できるものもあります。  将来はクラウドに高速回線(5G等)でアクセスして、クラウド上でソフトもデーターも動かすことが可能になり、パソコンのハードディスクはいらなくなっていきます。  ログインのセキュリティ管理をしっかりしておけば、パソコンを盗まれて個人情報の漏洩等のリスクなども回避できます。  5Gが使えるようになってクラウドの活用が当たり前になる前に、準備をしておきたいものです。

  • Dropbox 無料2~15GM
  • Microsoft OneDrive 有料Office365付属
  • Googleドライブ 無料15GM
テレワーク クラウド 山田印刷

セキュリティ

 ガチガチの強固なセキュリティでは、テレワークでの支障が起きるかもしれません。

 必要な情報へは、すばやく安全にアクセスできるようにする必要があります。

 各家庭でのパソコンのセキュリティがおろそかになる場合があります。

 ・無料Wi-Fiには、つながない。

 ・外出時ののぞき見防止フィルター装備。

 ・ルーターの(VPN化)

 ・セキュリティソフト必須。

※物にもよりますが、補助金が受けられる場合もあります。

   IT導入補助金 最大150万円 www.it-hojo.jpwww.it-hojo.jp

購入する場合の目安

・ノートパソコン…14インチ以上 Webカメラ・マイク内臓 ・外部マイク…ピンマイク・ヘッドレスト ・外部カメラ…Webカメラ(スマホをカメラにできるアプリ=iVCam) ・マウス  

コミュニケーションツール

 最近仕事でもチャットツールを使って、やりとりをすることが多くなってきました。  電話と違ってつながらなくてもメッセージが残せたり、写真やデーターの送信など利用価値は多々あります。  メールとかと比べると、スマホで確認することもでるのでレスポンスが速いのが特徴です。

チャットツール

  • LINE インターネット電話
  • Skype インターネット電話
  • Slack 無料あり 音声通話 ビデオ通話
  • Chatwork 無料あり 国産 タスク管理機能
  • Microsoft Teams Office365必要 ビデオ会議ツール
コミュニケーション テレワーク 山田印刷

 

Web会議(ビデオ会議)

 ZOOMやSkypeなどのビデオ会議システムが多く使われるようになりました。  顔を合わせての話し合いは、円滑に物事を進めるためには有効な手段です。  手元の資料のデーターを表示させたり、ホームページを見せたりとプレゼンの機能にも優れています。  ノートパソコンやタブレットであれば、webカメラとマイクは大抵のものがついているので、ソフトやアプリのインストールだけで使えます。  デスクトップの場合は、webカメラとマイク、ヘッドセット等が必要です。

  • ZOOM 無料あり(時間制限40分) 安定性高い セキュリティ高くなりつつある 資料表示 録画機能(有料)100人(無料)
  • Skype サインイン不要 ダウンロード不要 時間制限なし 録画機能 資料表示 50人まで
  • LINE グループビデオ通話 200人まで
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工程管理

 テレワークの場合、今までのようにタイムカードで管理をするのは困難になります。  マネージャーが、役割分担をしてToDoリストを作成し、スケジュールをチームで共有します。  チームのメンバーは社員だけでなく、必要であれば外注であったりプロフェッショナルであったりする場合もありえます。  柔軟なスケジュール管理が可能なため、子育てや介護をこなしながら働くことが可能になります。  その成果に対しての報酬を得るという形が一番しっくりくるかと思います。

テレワーク 工程管理 山田印刷

 

EPR

 Enterprise Resource Planning。統合基幹業務システム。  在庫管理、発注管理、販売、生産、会計、人事などが統合されたシステム。

 工程や情報を社内で共有し、経営状態の可視化や経営判断の迅速化、業務効率化につながります。

 様々なタイプのものがありますが、導入には数百万円~かかります。

 まずはできるところからやっていくのがよいかと思います。

TEL 0572-68-2992 FAX 0572-68-7417 9:00~18:00(平日)

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